Riunioni di lavoro efficaci, le migliori dritte dai leader di successo

Da Mark Zuckerberg, a Oprah Winfrey, i suggerimenti di chi se ne intende di comunicazione e motivazione per rendere produttive le riunioni di lavoro.

In ogni contesto professionale le riunioni di lavoro sono spesso ritenute solo una noiosa perdita di tempo, ma se sfruttate al meglio si trasformano in un volano per la produttività. La società di consulenza GetVoip ha stilato un vademecum di consigli basati sulle strategie di personaggi di successo come: Mark Zuckerberg, Oprah Winfrey, Jean O’Neal, Jeff Bezos di Amazon, Larry Page di Google, Steve Van Till di Brivio, Richard Branson della Virgin e Alfred Sloan della General Motors. Le riunioni di lavoro ostituiscono un importante momento di pianificazione e di confronto. Ecco le dritte per far si che le riunioni di lavoro siano efficaci:

Dare un senso all’incontro. Un meeting in azienda deve essere organizzato quando è davvero necessario prendere una decisione in gruppo. Bisogna poi selezionare accuratamente la quantità e la qualità dei partecipanti, poiché non si può ascoltare l’opinione di tutti e si deve giungere facilmente ad una sintesi.

Altro fattore determinante è il tempo. Inutile dilungarsi, meglio programmare con precisione la durata totale delle riunioni di lavoro e le discussioni su ogni singolo punto in agenda.

Preparare e trasmettere tutti il materiale in anticipo. In questo modo tutti gli attori coinvolti saranno pronti e ben documentati.

Far dirigere le riunioni di lavoro ad un moderatore. È fondamentale avere qualcuno che scandisce tempi e modi di discussione.

Stabilire regole rigide. In questo modo ad esempio si evita di ritornare su punti già sviscerati o su decisioni già prese.

Le riunioni di lavoro devono poter essere “dinamiche”. Stare seduti troppo tempo fa calare l’attenzione, quindi meglio potersi muovere, specialmente quando si prende la parola.

Fissare un obiettivo da raggiungere al termine del meeting. Comunque vada ci si deve impegnare a produrre dei risultati concreti, facendo in modo che l’incontro sia stato “utile”.

Riepilogare il tutto al termine del meeting e inviare un promemoria per assicurarsi che venga messo in atto ciò che è stato detto.

 

 

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